Pendampingan Administrasi Dokumen dan Penginputan Data sebagai Upaya Mendukung Efektivitas Account Payable pada PT Persero Batam

Abstrak

Pengelolaan administrasi dokumen yang efektif dan akurasi dalam penginputan data merupakan dua faktor krusial dalam menunjang fungsi Account Payable di suatu entitas bisnis. Artikel ini memaparkan pelaksanaan kegiatan pendampingan administrasi dokumen serta penginputan data yang dilangsungkan di Divisi Account Payable PT Persero Batam dalam rangka Kuliah Kerja Lapangan (KKL). Kegiatan ini dilaksanakan guna mendukung efisiensi dan ketepatan proses administrasi yang berkaitan dengan verifikasi invoice, pengarsipan dokumen, serta pencatatan data keuangan. Adapun metode yang diterapkan mencakup pengamatan langsung, keterlibatan aktif dalam aktivitas operasional harian, pengelolaan dokumen, penginputan data ke dalam sistem akuntansi perusahaan, serta diskusi bersama pembimbing lapangan guna memperoleh pemahaman menyeluruh tentang alur kerja yang berlaku. Temuan kegiatan menunjukkan bahwa kontribusi pendampingan secara nyata meningkatkan keteraturan dokumen pendukung, menekan potensi kesalahan dalam penginputan, serta mendorong terwujudnya administrasi Account Payable yang lebih terstruktur. Di samping itu, program ini turut memperkuat keterampilan praktis dan wawasan mahasiswa terhadap tata kelola administrasi akuntansi dalam lingkungan kerja profesional. Secara keseluruhan, hasil kegiatan menegaskan bahwa administrasi dokumen yang tertib dan penginputan data yang presisi berperan signifikan dalam mendukung efisiensi operasional serta menjaga keandalan fungsi Account Payable perusahaan.

Abstract

                    Effective document administration and accurate data entry are essential to supporting the account payable function within an organization. This article describes the implementation of document administration assistance and data entry activities conducted in the Account Payable Division of PT Persero Batam during the Field Work Practice (Kuliah Kerja Lapangan). The activity was carried out to support the efficiency and accuracy of administrative processes related to invoice verification, document filing, and financial data recording. The methods employed included direct observation, active participation in daily operational activities, document management, data input into the company's accounting system, and discussions with field supervisors to gain a comprehensive understanding of the workflow. The results indicate that the assistance contributed to improving the organization of supporting documents, reducing the possibility of data entry errors, and facilitating a more systematic account payable administration process. In addition, the program enhanced practical skills and understanding of accounting administration in a professional working environment. These findings demonstrate that effective document administration and accurate data entry play a significant role in supporting operational efficiency and maintaining the reliability of the account payable function within the company.