Pendampingan Penerapan Sistem Indeks Digital untuk Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Arsip Dokumen

Abstrak

Pengelolaan arsip dokumen keuangan merupakan bagian penting dalam menunjang kelancaran administrasi perusahaan. Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk mendampingi PT Citra Buana Prakarsa, khususnya Departemen Tax & Accounting, dalam menerapkan sistem indeks digital berbasis spreadsheet guna meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip dokumen. Permasalahan yang dihadapi mitra adalah semakin bertambahnya volume arsip fisik yang disimpan dalam map ordner sehingga proses pencarian dokumen masih dilakukan secara manual, memakan waktu, dan rawan kesalahan. Metode pelaksanaan pengabdian terdiri atas empat tahap, yaitu observasi dan identifikasi kebutuhan, perancangan sistem indeks digital, pelatihan dan pendampingan penggunaan sistem, serta evaluasi keberhasilan program. Sistem indeks yang dirancang memuat kode klasifikasi, jenis dokumen, periode transaksi, nama mitra, serta kode lokasi rak dan ordner yang diseragamkan pada seluruh unit penyimpanan. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa penerapan sistem indeks digital mampu mempercepat proses temu kembali dokumen dari rata-rata delapan menit menjadi sekitar dua menit per dokumen, menekan tingkat kesalahan penyimpanan, serta meningkatkan kerapian arsip. Staf Departemen Tax & Accounting juga menunjukkan peningkatan pemahaman dan kemandirian dalam mengoperasikan sistem setelah mengikuti pendampingan, yang dibuktikan dengan peningkatan skor pemahaman pada evaluasi akhir. Kegiatan ini diharapkan dapat menjadi model penerapan digitalisasi arsip sederhana yang dapat direplikasi oleh perusahaan lain dengan skala usaha dan permasalahan kearsipan yang serupa.